KI gezielt einsetzen: Wie HLK-Betriebe mit massgeschneiderten Assistenten den Planungsalltag revolutionieren

Der Druck auf HLK-Betriebe wächst – KI kann entlasten

Die Zeiten, in denen ein HLK-Betrieb mit einem guten Ruf, einem Telefon und einem erfahrenen Sachbearbeiter auskam, sind vorbei. Der Fachkräftemangel trifft die Branche mit voller Wucht. Normen werden komplexer – die SIA 382/1 für Lüftungsanlagen etwa ist in den letzten Jahren umfassend überarbeitet worden. Gleichzeitig steigen der Kosten- und Termindruck von Bauherrenseite.

In Gesprächen mit Geschäftsführern von HLK-Betrieben in der ganzen Deutschschweiz zeichnet sich ein klares Bild ab: Die Margen sinken, die Anforderungen steigen, und qualifizierte Fachkräfte sind praktisch nicht mehr zu finden.

Genau hier liegt die Chance für den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Nicht als Buzzword oder Hype, sondern als konkretes Werkzeug, das Ihre Leute entlastet, Fehler reduziert und schneller bessere Resultate liefert. In diesem Artikel zeige ich anhand von drei praxiserprobten Anwendungsfällen, wo KI in HLK-Betrieben echten Mehrwert schafft – und warum Standardlösungen dabei oft scheitern.

1. Offerten-Vergleiche automatisieren: 70% weniger Aufwand

Jeder HLK-Betrieb kennt das Prozedere: Für eine Ausschreibung holt man 3 bis 5 Offerten von Lieferanten und Subunternehmern ein und vergleicht sie Position für Position – manuell, mühsam und fehleranfällig. Ein erfahrener Sachbearbeiter investiert pro Projekt 3 bis 5 Stunden in diese Arbeit, übersieht dabei im Schnitt 2 bis 3 Positionen und muss bei Unklarheiten wiederholt bei Lieferanten nachfragen.

Ein Ingenieurbüro mit rund 50 Mitarbeitenden aus der Zentralschweiz wandte sich mit genau diesem Problem an DeepReturn. Der manuelle Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern band eine erfahrene Fachkraft fast vollständig – Zeit, die für anspruchsvollere Aufgaben fehlte.

Gemeinsam entwickelten wir einen KI-gestützten Kalkulations-Assistenten. Das Prinzip ist denkbar einfach: Der Sachbearbeiter lädt die eingehenden Offerten als PDF oder Excel hoch, der Assistent extrahiert automatisch alle Positionen, normalisiert die Bezeichnungen (er erkennt, dass "RLT-Gerät 4500 m³/h" bei Lieferant A dasselbe ist wie "Lüftungsgerät VENTUS 5000" bei Lieferant B), und erstellt einen strukturierten Vergleich mit Lücken-Analyse.

Entscheidend ist: Der Assistent versteht den Kontext. Anders als eine reine Excel-Lösung erkennt er semantische Ähnlichkeiten, merkt, wenn eine Position in einer Offerte komplett fehlt, und weist auf Unstimmigkeiten hin – ohne dass der Mensch jede Zeile prüfen muss.

Der Betrieb setzt den Assistenten heute für alle grösseren Ausschreibungen ein. Die Akzeptanz im Team war hoch, weil die Bedienung intuitiv ist und das Tool nicht als Bedrohung, sondern als Entlastung wahrgenommen wird. Die Rückmeldung der Geschäftsleitung: "Wir würden nie mehr zurück zum manuellen Prozess."

2. Lüftungsberichte nach SIA 382/1 in Minuten statt Stunden

Kaum eine Norm beschäftigt HLK-Planer so sehr wie die SIA 382/1 für Lüftungs- und Klimaanlagen. Die Berechnung von Luftmengen, Kanalnetzen, Druckverlusten und die normkonforme Dokumentation sind aufwändig und erfordern tiefes Fachwissen.

Ein Planungsbüro mit 8 Mitarbeitenden hatte genau diese Herausforderung: Jeder neue Lüftungsbericht bedeutete Stunden manueller Arbeit, die Überprüfung der Normkonformität war fehleranfällig, und bei jeder Änderung am Grundriss mussten alle Berechnungen neu durchgeführt werden.

DeepReturn entwickelte für diesen Betrieb einen KI-Assistenten, der direkt mit den Grundrissen arbeitet. Der Workflow ist einfach:

1. Grundriss hochladen – Der Assistent erfasst automatisch die Raumgeometrien
2. Raumparameter bestimmen – Nutzungsart, Belegung, Luftwechselraten werden zugeordnet
3. Berechnung ausführen – Der Assistent berechnet normgerecht nach SIA 382/1
4. Bericht generieren – Fertiger Lüftungsbericht inkl. Dokumentation

Resultat: Was früher 4 bis 6 Stunden dauerte, ist heute in 30 bis 45 Minuten erledigt. Der Bericht ist normkonform, berechnet nach den aktuellsten Vorgaben, und bei Änderungen am Grundriss genügt ein erneuter Durchlauf. Der Planer prüft und gibt frei – die Routinearbeit erledigt der Assistent.

Der Nebeneffekt: Weil die Berechnungen nicht mehr manuell sind, entfallen auch die Übertragungsfehler. In der Praxis zeigte sich, dass der Assistent in mehreren Fällen Berechnungsfehler aus früheren Projekten aufdeckte – eine Qualitätssteigerung, die weit über die Zeitersparnis hinausgeht.

3. KI-Telefonagent: 24/7 erreichbar, ohne Personalaufstockung

Ein unterschätzter Kostenfaktor in vielen HLK-Betrieben ist die Telefonannahme. Kunden rufen an – bei Störungen, für Terminanfragen, für Offerteinsprüche. Wenn der Sachbearbeiter nicht erreichbar ist, wird eine Nachricht aufgenommen, zurückgerufen, vertröstet. Oft mit Frust auf Kundenseite.

Ein mittelständischer HLK-Betrieb mit 30 Mitarbeitenden aus dem Kanton Aargau verzeichnete durchschnittlich 45 Anrufe pro Tag. Davon waren rund 60% Standardanfragen: "Wann kommt der Monteur?", "Ich möchte einen Termin verschieben", "Können Sie mir eine Offerte schicken?".

DeepReturn implementierte einen KI-Telefonagenten, der die Anrufe entgegennimmt, klassifiziert und eigenständig bearbeitet, soweit möglich:

• Notfälle (Havarien, Ausfälle): Wird sofort erkannt und an den Pikettdienst weitergeleitet
• Terminbuchungen und -verschiebungen: Der Agent greift auf den Kalender zu und bucht selbstständig
• Standardfragen: "Wann kommt der Monteur?" – Antwort aus dem Auftragssystem
• Komplexe Anfragen: Werden als qualifizierte Rückrufbitte protokolliert

Der Effekt: 70% der Anrufe werden vollständig automatisch bearbeitet. Die verbleibenden 30% sind qualifizierte, dringende oder komplexe Anliegen, die direkt den richtigen Ansprechpartner erreichen. Die Kundenzufriedenheit stieg, weil Anrufe nicht mehr in der Warteschleife hingen. Und das Beste: Der Betrieb musste keine einzige zusätzliche Person für die Telefonie einstellen.

Der Telefonagent spricht Deutsch (und bei Bedarf auch Französisch), versteht Dialekte und ist über die Geschäftszeiten hinaus aktiv. Kunden, die abends oder am Wochenende anrufen, erhalten sofort eine professionelle Antwort – ein Wettbewerbsvorteil, der sich direkt in Aufträgen niederschlägt.

Warum Standardlösungen oft scheitern

Vielleicht fragen Sie sich: Warum nicht einfach ChatGPT oder eine andere Standard-KI nehmen? Die Antwort ist einfach: Weil HLK ein Spezialgebiet ist.

ChatGPT kann keine normgerechten Lüftungsberichte erstellen. Es kann keine Offerten von Lieferanten mit unterschiedlichen Bezeichnungssystemen vergleichen. Es hat keinen Zugriff auf Ihr ERP-System, Ihren Kalender oder Ihre Preislisten.

Standardlösungen sind hervorragend für Allgemeinwissen, scheitern aber an der Tiefe und den spezifischen Anforderungen eines HLK-Betriebs. Ein massgeschneiderter KI-Assistent hingegen:

• Kennt Ihr Business: Versteht HLK-Fachbegriffe, Normen und Prozesse
• Ist integriert: Greift auf Ihre bestehenden Systeme zu (ERP, Kalender, DMS)
• Läuft in der Schweiz: DSG-konform, Datenhoheit bleibt bei Ihnen
• Wird mit Ihnen besser: Lerneffekte durch Ihre Daten, angepasst an Ihre Workflows

Fazit: Schritt für Schritt vorgehen

Die drei Beispiele zeigen: KI ist kein Hexenwerk. Sie ist ein Werkzeug – und wie bei jedem Werkzeug kommt es auf den richtigen Einsatz an. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein schrittweises Vorgehen:

1. Workshop: Gemeinsam identifizieren wir die Prozesse, die den grössten Zeitaufwand verursachen und das grösste Optimierungspotenzial haben
2. Prototyp: Wir bauen einen funktionierenden Assistenten für einen konkreten Anwendungsfall
3. Pilot: Testen im echten Betrieb, messen der Resultate, Iteration
4. Ausbau: Schrittweise Erweiterung auf weitere Bereiche

Kein Betrieb muss von heute auf morgen sein gesamtes Unternehmen auf KI umstellen. Aber wer jetzt nicht anfängt, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen, wird in zwei bis drei Jahren den Anschluss verlieren. Der Fachkräftemangel wird nicht weniger – aber die Werkzeuge, um mit weniger Personal mehr zu leisten, werden besser.

DeepReturn hat sich auf genau diese Art von Lösungen spezialisiert: Massgeschneiderte KI-Assistenten für HLK-Betriebe und andere technische Dienstleister in der Schweiz. Wir kennen die Branche, die Normen und die Prozesse. Und wir bauen keine Standardprodukte, sondern Lösungen, die zu Ihrem Betrieb passen.